Usted está aquí: Inicio archivo Gestión Documental Normas básicas de organización de los archivos de oficina de la UCA



1. Principios básicos


Los archivos de oficina o gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por las oficinas en el desarrollo de las funciones y actividades que tienen encomendadas, y que son conservados para la toma de decisiones, apoyo en la tramitación de asuntos y defensa de derechos.

La organización de los archivos de oficina se basa en tres PRINCIPIOS:

  • Ser reflejo de las actuaciones de la UCA, y de la unidad responsable del archivo de oficina.
  • Reproducir el orden original de la creación/recepción de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
  • Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo, el expediente administrativo.

En los archivos de oficina encontramos documentos, expedientes y series.



2. Expediente administrativo


Es la unidad básica de organización de los archivos de oficina y de la que forman parte la mayoría de los documentos.

 

2.1. Definición de expediente

Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos generados o recibido por una unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto.

 

2.2. Estructura de los expedientes

La incorporación de documentos a un expediente debe seguir el curso de la tramitación del asunto al que se refiere, en general reproducen el orden cronológico de los documentos generados o recibidos.

Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad.

 

2.3. Organización de los expedientes

Los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto.

  • Abra un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada sesión de órgano colegiado, para cada petición de traslado académico, para cada convocatoria de oposiciones, etc.)
  • Determine el título oficial del expediente, que suele estar establecido en normativas, reglamentos, en la propia documentación, etc.
  • Evite la desmembración de los expedientes y la dispersión de los documentos que lo integran creando falsos expedientes.
  • Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el momento de su producción o recepción, ya que transcurrido un tiempo resulta más difícil hacerlo correctamente.
  • Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha sido abierto.
  • No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, día y persona que lo ha extraído o se le ha prestado.
  • Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su utilización.
  • En general, los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitación.
  • No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha usado para su resolución, pero que no forma parte de él.

 

2.4. Ordenación interna del expediente

  • En general, la ordenación de los documentos dentro del expedientes será cronológica, ya que las actividades encaminadas a su resolución tienen una secuencia en el tiempo, de forma que el primer documento será el más antiguo y el último el más reciente.
  • Es necesario considerar los documentos que acompañan a otros documentos, que son de fecha anterior pero que deben ordenarse después del documento principal (ejemplo: instancia de solicitud de una plaza -documento principal- a la que acompaña documentos de certificación de notas, méritos, certificaciones, etc. -documentación que acompaña-).
  • En expedientes complejos puede ser útil agrupar los documentos por trámites en subcarpetas, que a su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente (ejemplo: expediente de obras mayores se pueden agrupar en subcarpetas la licitación, contrato, etc.)

 



3. Series


Los expedientes suelen formar parte de una serie.

 

3.1. Definición de serie

Se entiende por serie el conjunto ordenado de documentos y expedientes generados por una unidad u oficina resultado de una misma gestión, actividad o procedimiento.

 

3.2. Organización de las series

 

  • Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto.
  • Determine el título oficial de la serie, que suele estar establecido en normativas, reglamentos, manuales de procedimientos, en la propia documentación, etc. Una vez determinado su título debe mantenerse en el tiempo.
  • No use como título de series denominaciones referidas a tipos de documentos como oficios, notificaciones, etc., ni denominaciones genéricas como expedientes generales, varios, miscelánea, etc.
  • Identifique serie con procedimiento.
  • Cada serie documental está identificada y codificada en el cuadro de clasificación de documentos administrativos, que puede consultar en la base de datos del Archivo de la UCA.

 

3.3. Ordenación de las series

Se establecerá un criterio de ordenación de los expedientes dentro de su serie, de acuerdo a la naturaleza de los expedientes que la formen y a la forma que facilite su recuperación.

Las series documentales se pueden ordenar bajo los siguientes criterios:

  • Orden cronológico, adecuado para documentos o expediente de presupuestos, nóminas, sesiones del Claustro, etc.
  • Orden alfabético de nombres de personas u organismos, adecuado para documentos o expediente personales, académicos, etc., o nombre de asuntos (ejemplos: informes de gestión).
  • Orden numérico, adecuado para expediente o documentos contables, nº de control de expedientes codificados como becas, etc.
  • Combinación de varios (ejemplo: cronológico y alfabético)

 

EXPEDIENTE SERIE
Expediente de D. Eduardo Vega Torres Expedientes personales administrativos del Personal de Administración y Servicios
Rehabilitación de la fachada de la Facultad de Filosofía Expedientes de obras mayores
Acta de la sesión de16.07.2000 Actas de Juntas de Gobierno
Traslado de D. Francisco Serrano Lucena Traslados de expedientes
Escala de Gestión (2000) Expedientes de Proceso selectivo para ingreso en las escalas de Personal de Administración y Servicios
Tabla 1. Ejemplos de expedientes y series

 


Diagrama 1. Ejemplo de serie, expediente y documentos que lo componen

 



4. Correspondencia


Hay que tener en cuenta que todo no es correspondencia, aunque venga por correo, y que muchos documentos pasarán a formar parte de su expediente, aunque hayan pasado por Registro.

 

  • La correspondencia emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del expediente, y de ninguna forma se archivará como serie de correspondencia.
  • La correspondencia que se genera en la tramitación de un asunto, factura, u otros documentos, se archiva junto a ellos.
  • Las que no formen parte de ningún expediente, de forma excepcional, se organizarán como serie “correspondencia”.
  • La correspondencia no se archiva por “entrada” y “salidas”, ya que rompe la unidad de los escritos e impide saber lo que se contestó en cada caso. Cada documento se une a su respuesta, archivando el conjunto por orden cronológico de salida, lo que no impide que su control mediante el Registro se lleve de forma paralela y diferenciada (registro de entrada y registro de salida).
  • La correspondencia se clasificará como relaciones exteriores o relaciones interiores, y cuando su volumen dentro del año sea importante se subdividirá por organismos (ejemplo: relaciones exteriores-Ministerio de Educación y Ciencia)


5. Documentos de apoyo administrativo


5.1. Definición

Se entiende por documentos de apoyo informativo los recopilados para la resolución de un expediente, pero que no forma parte de él (ejemplos: fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, copias de textos bibliográficos, etc.) Tienen un gran valor informativo, pero carecen de valor administrativo.

 

5.2. Organización

  • Una vez tramitado y cerrado el expediente la documentación de apoyo informativo debe eliminarse de él y nunca pasar al Archivo General.
  • Esta documentación debe formar parte de la documentación informativa de consulta habitual de la unidad, y ha de organizarse separada del resto de documentos generados o recibidos en la tramitación de un expediente. Se debe crear dossiers temáticos, de forma que los documentos queden ordenados por asuntos, o en carpetas en la intranet.
  • Estos documentos deben conservarse en las oficinas mientras constituyan fuente de información para ellas.
  • Mucha de esta documentación informativa está publicada en la Web.

 



6. Nivel básico de organización del archivo


  • En cada puesto de trabajo estarán los expedientes en tramitación, individualizados en carpetas suspendidas o dossier de plástico que agrupen todos los documentos del expediente, y en cuya solapa o parte visible debe figurar los siguientes datos que lo identifiquen:

    • Serie documental: (ejemplo: Expedientes personales administrativos del Personal de Administración y Servicio
    • Expediente (asunto): Eduardo Vega Torres
  • En la portada de cada carpetilla, o primera hoja del dossier, se señalará: título de la serie y del expediente, fechas de inicio (la fecha de inicio de un expediente puede ser la fecha de recepción de la solicitud, instancia, etc. en el Registro, o el oficio o resolución si se inicia por parte de la UCA) y fecha de finalización, resumen del asunto, dígitos del cuadro de clasificación (si se conoce), relación de documentos (al menos de los documentos esenciales), fechas y nº de orden dentro del expediente.

    Esta organización, que lleva pocos minutos a las oficinas, ya que es básicamente común a todos los expedientes de un mismo asunto o procedimiento, tiene efectos muy positivos:

     

    • Permite buscar un documento, no dentro del expediente, sino en la relación de contenido señalada en la carpeta.
    • Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente dentro de la carpeta.
    • Con un simple vistazo se conocen el estado de tramitación del expediente y los documentos que contiene
    • Ayudará a reconstruir los expedientes en el caso de que se hubieran dispersados.
    • Facilidad de reposición de la documentación extraída del expediente. La devolución a su orden original es algo simple y rutinario.
  • A los expedientes en tramitación se les irá añadiendo los documentos en el orden en que se produzcan, que será el que establezca la norma de procedimiento que regule el curso de las diligencias o trámite.
  • Quite los expedientes ya tramitados de las carpetas colgantes y dossier y almacénelos en carpetas definitivas e instálelas en cajas de cartón tipo archivo definitivo tamaño folio prolongado (390 x 275 x 115 mm).
  • Anote en el lomo de cada caja el título de la serie, años, expedientes que contienen y déle un número de orden a las cajas.
  • Se recomienda describir cada expediente o caja en la base de datos del Archivo CLARA, en el módulo de gestión vía Web de los archivos de oficina. Ello supone la ventaja de:
    • Disponer de un sistema de información de la documentación producida, accesible a toda la unidad.
    • Facilidad de acceso a la documentación por múltiples campos de recuperación.
    • Disponer ya de los registros en CLARA para posteriormente realizar las transferencias automatizadas.
    • Manejo de sólo una aplicación, tanto si se busca documentación que se encuentre en archivos de oficina como si se encuentra en el Archivo General.

 



7. Instalación y conservación de documentos


Las condiciones de instalación de los documentos en las oficinas son fundamentales para la preservación y conservación de la documentación, y forman parte una buena organización del archivo de oficina.

  • Evite las carpetas de anillas, que obligan a taladrar la documentación. Si usa este tipo de carpetas introduzca la documentación dentro de dossier de plástico, así evitará taladrarla.
  • Desprenda a la documentación de gomas, clip, «post-it», y en la medida de lo posible también de grapas. Si no puede evitar el uso de grapas, use grapas galvanizadas.
  • Las cajas de archivo definitivo deben estar llenas, pero sin forzarlas para su cierre. Si están muy llenas o muy vacías la documentación sufre daños.
  • Apoye la caja sobre los estantes por el lado mas largo.
  • Coloque las cajas en lugares secos, alejados de polvo, y de focos de calor y luz.


8. Expurgo en los archivos de oficina o gestión


La mejor eliminación documental es la no creación de documentos innecesarios. Hay que racionalizar la producción documental aplicando criterios de economía y eficacia en la producción y conservación de documentos.

Deben expurgarse en los archivos de oficina, y nunca ser transferidos al Archivo General:

  • Los documentos de apoyo informativo
  • Los borradores de los documentos (documentos no firmados).
  • Los documentos que han servido para confeccionar un documento definitivo (ejemplo: encuestas, cuestionarios... para elaborar un informe cuyos datos recoge).
  • Fotocopias de documentos.
  • Documentos originales múltiples producidos como comunicaciones internas y difusión general entre oficinas. Éstos sólo los deben conservar y remitir al Archivo General la unidad productora, mientras las receptoras las conservarán el tiempo que estimen conveniente en sus archivos de oficina (ejemplo: calendario laboral, presupuestos de la UCA, etc.)
  • Documentos procedentes de otras oficinas, y que en forma de copias se reciben para información general.
  • Los dossier formados para acumular información sobre un asunto, que en genera,l pueden eliminarse perdido ese valor informativo.
  • Los documentos establecidos por Instrucción de la Secretaria General.
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